- 9 jan.
- 5 minuten om te lezen

Koppeling VIP BelRAI: hoe werkt het?

Pyxicare is formeel geattesteerd voor de koppeling met VIP BelRAI. Je kan vanaf nu BelRAI-gegevens uitwisselen via het overheidsplatform. Maar hoe werkt dit nu precies in Pyxicare?

Randvoorwaarden

Hou rekening met volgende randvoorwaarden die noodzakelijk zijn om de koppeling te kunnen starten en om BelRAI beoordelingen te kunnen doorsturen naar VIP BelRAI:

Je gebruikt Pyxicare app versie 3.4 of hoger.
Je organisatie is als “COT” geregistreerd;
Je hebt een eHealth organisatiecertificaat aan Pyxima bezorgd om via COT te kunnen aanmelden; Hoe je dit veilig bezorgt, leggen we uit in het webinar.
Het rijksregisternummer van je cliënten is geregistreerd in Pyxicare, dit kan via de app of de backoffice.
Het rijksregisternummer van je medewerkers is geregistreerd in Pyxicare, dit kan enkel via de backoffice.

Daarnaast zijn volgende randvoorwaarden van toepassing om ook bestaande BelRAI-beoordelingen uit VIP BelRAI te kunnen ophalen:

De zorgrelatie met je bewoners is vastgelegd via eWZCFin; dit verloopt normaal automatisch via je facturatiepakket of zorgdossier.
Je cliënten hebben hun geïnformeerde toestemming digitaal geregistreerd bij eHealth (als ze dit wensen). Dit is nodig als je BelRAI-gegevens uit andere organisaties wil kunnen ophalen uit VIP BelRAI;

Beoordelingen ophalen uit VIP BelRAI

Pyxicare synchroniseert automatisch met VIP BelRAI. Je hoeft dus niets speciaals te doen om bestaande beoordelingen op te halen: deze komen automatisch in de tijdslijn van de cliënt. Beoordelingen met een "wolkje" zijn gesynchroniseerd met VIP BelRAI. Open de beoordeling, klik op het wolkje en je ziet alle info, zoals: wie is de coördinator, van welke organisatie komt de beoordeling, welke datum enz.

Beoordelingen sturen naar VIP BelRAI

Elke BelRAI LTCF, screener en sociaal supplement beoordeling die je afsluit, wordt automatisch klaargezet om naar VIP BelRAI te versturen. Daarna synchroniseert de Pyxicare server regelmatig met VIP BelRAI en wordt het effectief doorgestuurd.

Je volgt daarbij volgende stappen:

Start beoordeling met + icoontje.
Prik de referentiedatum (dit is altijd vandaag).
Vul de beoordeling in, alleen of samen.
Klik op huisje > afsluiten > sync icoontje = in verwerking
Server synchroniseert > wolkje icoontje = gedeeld met VIP BelRAI

Voor andere BelRAI instrumenten, zoals de palliatieve zorg of mondzorg, is nog geen synchronisatie met VIP BelRAI mogelijk. Na het afsluiten verschijnt dan het 'slotje' icoontje in plaats van het wolkje.

Workflow en 10 dagen periode

Voor de BelRAI LTCF en screener geldt een periode van 10 dagen tussen het datum prikken (stap 2 hierboven) en de vervaldatum. Voor het sociaal supplement is dit 20 dagen. Dit is deel van de attesteringsvoorwaarden vanuit de Vlaamse overheid.

In Pyxicare kan je ook vóór deze 10- of 20-dagen periode al gegevens verzamelen, bijvoorbeeld tijdens de 3 dagen observatieperiode. Je doet dit door telkens op het + icoontje te klikken en dus voorlopig nog geen datum te prikken. Er verschijnt nog geen beoordeling in de tijdslijn, maar alle gegevens worden wel degelijk bewaard. Op de dag van de referentiedatum prik je de datum, waarna je nog 10 of 20 dagen de tijd hebt om de beoordeling af te sluiten.

Is de vervaldatum bereikt? Dan vervalt de beoordeling en kan je ze niet meer sluiten. Je kan ze nog wel raadplegen. Druk je op + voor een nieuwe beoordeling, dan kan je gewoon verder werken op de gegevens.

Workflow: 10 dagen periode - (c) Pyxima 2024

Nieuw: commentaar bij beoordeling

Bij elke vraag uit de BelRAI beoordeling kan je commentaar toevoegen, bijvoorbeeld meer info over de situatie van de cliënt, de reden waarom je een bepaalde score kiest, enz. Klik rechtsboven op 'Toon commentaar' om alle commentaarvelden bij de vragen te tonen. Deze commentaar wordt meegestuurd naar VIP BelRAI, maar is daar enkel raadpleegbaar voor jouw organisatie.

CAPS en schalen

Uniek in Pyxicare is dat de algoritmes voor CAPS en schalen zijn ingebouwd. Daardoor kan je al tijdens de beoordeling de resultaten zien, en nog zaken bijsturen bijvoorbeeld tijdens het MDO of bewonersoverleg. Na het afsluiten van de beoordeling worden de resultaten gevalideerd met VIP BelRAI.

Je kan in Pyxicare ook achtergrondinformatie vinden bij de CAPS en schalen: waarom zijn ze geactiveerd? Wat betekent dit? Welke acties en doelen kan je nu voor het zorgplan opstellen? Wat zijn de richtlijnen?

Veel gestelde vragen

Wat gebeurt er met bestaande beoordelingen?

Bestaande BelRAI LTCF, screener of sociaal supplement beoordelingen die gesloten zijn in oudere app versies, worden niet verstuurd naar VIP BelRAI. Ze worden wel gebruikt voor de indicatoren in het Pyxicare Inspect kwaliteitsdashboard.
Bestaande BelRAI LTCF, screener of sociaal supplement beoordelingen die nog open staan en waarbij de 10-dagen deadline nog niet is verstreken, kan je na de app update naar versie 3.4 verder invullen, afsluiten en doorsturen.
Bestaande BelRAI LTCF, screener of sociaal supplement beoordelingen die nog open staan en waarbij de 10-dagen deadline wel is verstreken, zullen na de app update naar versie 3.4 vervallen. Je kan ze niet meer verder invullen of afsluiten. Je kan wel een nieuwe beoordeling starten. Daarbij worden bestaande gegevens hergebruikt, Je hoeft enkel nog te actualiseren, nakijken en afsluiten, waarna de nieuwe beoordeling wordt doorgestuurd.

Moeten we al onze bestaande beoordelingen doorsturen?

Bestaande BelRAI beoordelingen die gesloten zijn in oudere app versies, worden niet verstuurd naar VIP BelRAI met terugwerkende kracht. Je kan wel een nieuwe beoordeling starten. Daarbij worden bestaande gegevens hergebruikt, Je hoeft enkel nog te actualiseren, nakijken en afsluiten, waarna de nieuwe beoordeling wordt doorgestuurd.

We adviseren om zoveel mogelijk je lopende BelRAI project verder te zetten en de beoordelingen gaandeweg door te sturen wanneer het zinvol is. Voor nieuwe bewoners is dit sinds 1/1/2024 binnen de 8 weken na opname. Voor bestaande bewoners plan je een herbeoordeling in na een significante toestandsverandering of bij een geplande MDO. Hou uiteraard steeds rekening met de minimum aantallen in kader van de BelRAI 'zachte uitrol' vanuit het woonzorgdecreet.

Wat als de vervaldatum bereikt is?

Vanaf de vervaldatum wordt de beoordeling alleen-lezen (klok icoontje). Je kan ze nog wel raadplegen. Bij een nieuwe beoordeling worden de gegevens overgenomen. Je hoeft daarna nog te actualiseren, nakijken en afsluiten, waarna de nieuwe beoordeling wordt doorgestuurd.

Kan ik de referentiedatum nog wijzigen?

Nee: eens de datum is geprikt, kan deze niet meer aangepast worden.

Wat als je toch een andere datum wenst? Maak dan een nieuwe beoordeling en prik een datum op de gewenste dag. Op dat moment start een nieuwe periode van 10 dagen.

Moet ik altijd opslaan op datum?

Nee: in Pyxicare kan je de cliënt continu opvolgen via BelRAI. Uiteraard blijven de BelRAI-beoordelingen, waarbij je een volledige inschaling maakt van alle aspecten van de cliënt, belangrijke momentopnames, ijkpunten zeg maar. Bij een belangrijke verandering, of een geplande herbeoordeling, ga je dus nog steeds naar de volledige BelRAI kijken.

Maar je kan ook tussentijds een gedeeltelijke update doen, bijvoorbeeld om te kijken hoe de persoon is geëvolueerd op een bepaald vlak. Je drukt op het + icoontje, past gegevens aan, maar prikt nog geen datum. Als daaruit blijkt dat er toch een belangrijke verandering is, kan je alsnog een volledige herbeoordeling doen mét datum.

Kunnen alleen gecertificeerde indicatiestellers en trainers met BelRAI werken in Pyxicare?

Het woonzorgdecreet vereist dat enkel gecertificeerde indicatiestellers of trainers een BelRAI beoordeling mogen invullen. Zorg er dus voor dat enkel deze mensen in Pyxicare BelRAI beoordelingen invullen of aanpassen. Via de nieuwe toegangsrechten bepaal je wie er beoordelingen mag raadplegen, invullen, of doorsturen.

Meer info tijdens het webinar op 22/1 voor beheerders en DPO's.

Op wiens naam wordt een beoordeling doorgestuurd?

Het doorsturen van de beoordeling naar VIP BelRAI gebeurt steeds onder de naam van de coördinator, ook al werken andere medewerkers mee bij het invullen, De coördinator is de persoon die in Pyxicare de datum heeft geprikt. Het is dus van belang dat de coördinator de beoordeling goed nakijkt alvorens deze af te sluiten.